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Gestión de eventos y congresos
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Gestión de eventos y congresos
Este sistema permite gestionar las distintas fases de registro, aprobación, confirmación, recordatorio, acreditación, acceso y agradecimiento por la asistencia que se dan en la organización de un evento o congreso.
El sistema esta articulado en torno a una base de datos alojada en un servidor contra la que trabajan diversos aplicativos rodando en diverso tipo de dispositivos.
La fase de presentación y registro está conformada por un aplicativo web que muestra información del evento y da acceso a una página de registro donde los interesados rellenan sus datos para solicitar registrarse en el evento o congreso. Estos datos pasan a ser almacenados en la base de datos junto con un orden de reserva a ser utilizado, si se desea, en la asignación de plazas limitadas, de existir dicha limitación.
En la fase de aprobación un aplicativo de back-office permite al organizador revisar los datos de las solicitudes y realizar una asignación previa de plazas, con lo que el sistema enviará emails de confirmación con los datos de asistencia entre los que se encontrará un pase de acceso individualizado con un código 2D que también podrá descargar en su Smartphone. En el caso de que el evento o congreso necesite un pago de inscripción, el email enviado contendrá un links individualizado a una pasarela de pago para el abono de la inscripción o datos para hacer efectivo el pago y los datos y pase de acceso sólo serán generados y enviados por el sistema tras el registro de la efectividad de los pagos, que deberán ser efectuados antes de una fecha predeterminada para mantener la reserva.
En el día y hora marcado por el organizador del evento o congreso, el sistema enviará a los asistentes un email de recuerdo de la celebración del evento, incluyendo de nuevo los datos relativos a la acreditación.
En el momento de la celebración una aplicación de back-office opcional permitirá la impresión de tarjetas identificativas mediante la lectura del código 2D del asistente.
Los accesos y presencia se controlarán mediante una aplicación para dispositivos móviles y la lectura de los códigos 2D de los pases pre impresos por los asistentes o residentes en sus dispositivos móviles.
Una vez celebrado el evento el sistema podrá enviar, si así se desea, emails de agradecimiento por la asistencia y documentación complementaria.